- الخطة الاستراتيجية 2023- 2025
تمتلك دائرة الرقابة الداخلية خطة شاملة لتدقيق الأنشطة المالية والإدارية في الجامعة، حيث تعتمد هذه الخطة على برنامج تدقيق داخلي يهدف في المقام الأول إلى تمكين الإدارة من ممارسة الإشراف الفعّال والرقابة والمتابعة على جميع نشاطات الجامعة. كما تركز الخطة على فرض رقابة دقيقة على أعمال الموظفين للتأكد من التزامهم بأداء واجباتهم وفق السياسات والتعليمات المعتمدة. في إطار سعي جامعة الطفيلة التقنية لتحقيق مكانة رائدة بين الجامعات العالمية، تسعى دائرة الرقابة الداخلية لتحقيق رؤيتها ورسالتها لدعم قيم الجامعة وتعزيز كفاءتها العامة. يتم ذلك من خلال إجراء دراسات وتحليلات شاملة تتعلق بالأنشطة المالية والإدارية والفنية، بهدف التحقق من مدى التزام الجهات التنظيمية في الجامعة بتطبيق الأنظمة واللوائح المعتمدة، فضلاً عن تقييم فعالية نظام الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر وعمليات الحوكمة.
تقوم الدائرة بتزويد مجلس الأمناء بتقارير دورية تتضمن نتائج أعمالها، وكذلك المعلومات والبيانات والتوصيات اللازمة لأغراض التقويم والتصحيح والمساءلة. يساهم هذا في تحسين العمليات الجامعية وضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجامعة بكفاءة وفعالية. بعد دراسة الفرص والتحديات وتحديد نقاط القوة والضعف، تم إعداد الخطة الاستراتيجية للفترة (2023/2025) لتكون أداة رئيسية في تنفيذ مهام الدائرة وفقًا للأنظمة والتعليمات السارية. تهدف الخطة إلى تطوير نهج الرقابة والتدقيق، ورفع مستوى المهنية داخل الدائرة باستخدام الموارد المتاحة، ليكون جهاز رقابي محايد ومستقل يسهم في الحفاظ على المال العام، وزيادة كفاءة الأداء في الجهات الخاضعة للرقابة. كما تساهم الخطة في جهود مكافحة الترهل الإداري، وتطبيق الحوكمة، وتبني المعايير الدولية في مجال الرقابة. تتم ممارسة مهام دائرة الرقابة الداخلية حسب مهام فريق العمل في الدائرة، وبناءً على طلب مجلس الأمناء أو رئيس الجامعة أيضاً، ويمكن أن تكون الرقابة سابقة أو لاحقة، شاملة أو اختيارية. كما تقوم الدائرة بمتابعة القرارات وتصويبها وفقًا للقواعد المقررة ومنهج التدقيق المعتمد. ويجب على موظفي الدائرة الحفاظ على سرية المعلومات التي يحصلون عليها أثناء أداء مهامهم، وكذلك التقارير التي يتم رفعها إلى المدير.
يتم اعتماد الخطة الاستراتيجية من قبل مجلس الأمناء، الذي يتولى مسؤولية المصادقة عليها ومتابعة أدائها لضمان تحقيق أهداف الدائرة بكفاءة وفاعلية.
- ميثاق التدقيق
ميثاق التدقيق الداخلي هو وثيقة رسمية تُحدد الأهداف والمسؤوليات والصلاحيات لدائرة الرقابة الداخلية في الجامعة. يهدف الميثاق إلى ضمان استقلالية وموضوعية أنشطة التدقيق الداخلي، والتي تتضمن تقديم تأكيدات وخدمات استشارية تُسهم في تعزيز الحوكمة، وإدارة المخاطر، وتحسين الرقابة. يضمن الميثاق حق المدققين بالوصول إلى السجلات والأصول والموظفين لأداء مهامهم، ويحدد العلاقة التنظيمية لدائرة الرقابة الداخلية، حيث تخضع إداريًا لرئيس المؤسسة وتُرفع التقارير الفنية إلى مجلس الأمناء، ما يضمن الاستقلالية الكاملة عن الإدارة التنفيذية. كما يستند الميثاق إلى المعايير الدولية الصادرة عن معهد المدققين الداخليين.
يشمل نطاق عمل دائرة الرقابة الداخلية تقييم أنظمة الحوكمة والرقابة وإدارة المخاطر، بالإضافة إلى تقديم تقارير دورية تتعلق بنتائج التدقيق. يتنوع عمل التدقيق بين خدمات تأكيدية مثل تدقيق الالتزام، وتقييم الأداء، ومراجعة نظم تقنية المعلومات، والخدمات الاستشارية التي تشمل تحسين كفاءة استخدام الموارد، وتعزيز الالتزام بالقوانين، والمشاركة الاستشارية في لجان المؤسسة. كما تعمل الدائرة على متابعة تنفيذ توصيات التدقيق السابقة وتقييم المخاطر في المشاريع المستقبلية، بما يضمن استمرارية التحسين. وتُشدد دائرة الرقابة الداخلية على الالتزام بالمعايير المهنية وأخلاقيات المهنة لضمان النزاهة والموضوعية.
لتعزيز الجودة، تتبع دائرة الرقابة الداخلية برنامجًا لتأكيد وتحسين الجودة وفقًا للمعايير الدولية، بما يشمل التقييم الذاتي والمراجعات الخارجية الدورية. يتم تحديث الميثاق دوريًا لضمان تلبية الاحتياجات المتغيرة وتوفير الدعم اللازم للدائرة لتحقيق أهدافها. كما يتم اعتماد الميثاق رسميًا من الجهات المختصة وإعلانه لكافة المدققين لضمان الالتزام الكامل بمضمونه. يعكس الميثاق التزام المؤسسة بالشفافية والامتثال، ويسهم في تحسين الأداء العام والرقابة الفعالة على كافة الأنشطة.
- الإبلاغ عن المخالفات والممارسات غير المشروعة
لتحسين جودة الخدمات الجامعية وتعزيز الشفافية، أطلقت دائرة الرقابة الداخلية قناة إلكترونية تتيح للأفراد من داخل الجامعة الإبلاغ عن المخالفات القانونية أو السلوكيات غير الأخلاقية بسرية وأمان. تهدف القناة إلى تشجيع الشفافية والمساءلة من خلال توفير آلية فعالة للإبلاغ عن الاحتيال والانتهاكات، مما يساهم في تعزيز الكفاءة المؤسسية وزيادة ثقة الأفراد والمجتمع. تلتزم الدائرة بمتابعة البلاغات بجدية، وتحقيق الامتثال للسياسات القانونية بالتعاون مع الجهات المختصة.
من خلال هذه المبادرة، تسعى الدائرة إلى تحفيز الأفراد على الإبلاغ في بيئة آمنة وداعمة، مع ضمان السرية وحمايتهم من أي تبعات سلبية. كما تعمل الدائرة على معالجة الشكاوى والمخالفات بكفاءة، بالتنسيق مع مجلس الأمناء وإدارة الجامعة، والجهات الرقابية، لضمان تحقيق الأداء المثالي وتقليل الأخطاء. الهدف النهائي هو الارتقاء بالمستوى المؤسسي وتعزيز سمعة الجامعة من خلال تطبيق أعلى معايير الشفافية والمساءلة.
وبالرغم من ذلك، تحذر الدائرة من تقديم بلاغات كيدية أو خاطئة تهدف إلى الاستهداف الشخصي، مشددة على أن ذلك يعرض المبلّغ للمساءلة القانونية في حال ثبوت عدم صحة البلاغ. تهدف هذه الإجراءات إلى ضمان جدية البلاغات وتعزيز الشفافية والمساءلة. تسعى الدائرة لتوفير بيئة آمنة تشجع على الإبلاغ المسؤول عن المخالفات بصدق ونزاهة من أجل ضمان بيئة عمل شفافة، نزيهة، وعادلة.